Funderar ni på att köpa in ett nytt webbpubliceringsverktyg? Här kommer några tips för dig som planerar just detta.
1. Kartlägg behoven inför upphandling av publiceringsverktyg
Vad skall systemet användas till? Vilka funktioner krävs. Gör en första kravspecifikation.
Nedan följer krav som man kan tänkas sätta på själva webbpubliceringsverktyget.
2. Är publiceringsverktyget användarvänligt?
Kan man enkelt och snabbt komma igång att använda systemet eller finns det stor inlärningströskel?
Att systemet är snabbt att jobba i är också en stor del av dess användarvänlighet.
3. Kan man på något enkelt sätt se resultatet av de förändringar man gör innan de publiceras?
Man vill att systemet skall ha en någon form av förhandsvisningsfunktion. Det bästa är att dock att man arbetar direkt i sajtens sida och ser resultat direkt. Detta brukar man kalla för att man arbetar i ett WYSIWYG-gränssnitt.
4. Skapas det tillgängligt innehåll och följer det de standarder som finns?
Det finns standarder som beskriver hur en webbplats tekniskt sett skall vara kodad. Idag bör en webbplats vara uppbyggd på standarden XHTML.
I och med att ni är ett offentligt företag så har ni vissa krav på er. Webbplatsen skall så långt som möjligt vara anpassad för handikappade. Det finns en standard WAI (Web Accessibility Initiative) framtagen av organisationen W3C som definierar hur en webbplats skall vara uppbyggd för att webbplatsen skal vara just handikappsanpassad. Webbpubliceringsverktyget bör följa standarden WAI genom att publicera innehåll som är WAI-anpassade. Även de mallar som tas fram bör vara WAI-anpassade.
5. Är webbpubliceringsverktyget förberett på ett bra sätt för sökmotorer?
Det är en klar fördel att bli hittad på Internet via söktjänster som Google och Altavista. Webbpubliceringsverktyget bör ha bra stöd för att underlätta detta. I detta innefattas stöd för:
Sökmotorvänliga URL:er (adresser). Sökmotorvänliga adresser är bl.a. adresser som innefattar text med anknytning till innehållet. Ett exempel på en bra sökmotorvänlig URL är nedanstående URL som är en adress till en specifik produkt i en webbplats:
http://www.foretag.se/produkter/produktnamn.aspx
Stöd för inläggning av Titel för sidor samt meta-data såsom beskrivning och sökord.
6. Är det ett publiceringsverktyg med releaser och enkel uppgradering?
Det är viktigt att webbpubliceringsverktyget är en riktig mjukvara med riktiga releaser så att det går att uppgradera systemet när nya funktioner och buggfixar tillkommer.
7. Är det flexibelt när man tar fram sin design?
Det är en klar fördel om systemet har stor flexibilitet när man översätter formgivarens förslag till webbplatsen mallar.
8. Bibehålls formateringarna från Word när du klistrar in text?
Det är viktigt att textformat (ex rubriker, stycketext och fetstil) följer med när man klistrar in text från exempelvis Word. Rubrik 1 i Word-dokumentet skall få samma utseende som Rubrik 1 i webbplatsen. Det är dessutom viktigt att det inte följer med en massa extra onödig HTML-kod från Word när man klistrar in innehåll i webbplatsen.
9. Planera för framtiden
Vilken flexibilitet finns det i systemet när det kommer till att utveckla framtida funktioner i webbplatsen. Är det enkelt att göra ändringar?
10. Stödjer publiceringsverktyget de webbläsare och operativsystem redaktörerna arbetar med?
Vad använder ni för programvaror internt? Om ni använder er av Windows och Internet Explorer så måste Webbpubliceringsverktyget stödja detta.
11. Finns stöd för behörigheter
Med behörigheter vill man kunna bestämma vad redaktörer får göra och inte göra. Man vill antagligen också kunna bestämma vilka delar av webbplatsen som olika typer av besökare skall ha tillgång till.
12. Behövs integration mot era centralt lagrade användare?
Om ni inte vill hantera användare på flera ställen bör systemet ha integration mot den användardatabas sni använder er av (ex Active Directory eller Novell NDS)
13. Skall publiceringsverkyget användas för flera typer av webblösningar?
Om systemet skall användas till flera webbplatser i er organisation så kan det vara en fördel om systemet stödjer hantering av fler webbplatser i samma lösning (s.k. multisite-funktionalitet)
14. Hur ser licensmodellen ut och vad blir totalpriset?
Red ut vad det innebär att äga systemet över tiden. Hur ser licensmodellen ut? Vad finns det för årliga kostnader?
15. Vad krävs för att drifta webblösningen
Vilken teknisk plattform krävs för att drifta webblösningen? Vilka hosting-lösningar finns?
16. Fråga efter referenser
Fråga leverantören efter referenser och ring sedan upp dem för att se hur nöjda de är.